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陜西省農墾集團有限責任公司合同管理辦法(修訂)

时间:2018-05-23     【转载】

第一章  總則


    第一條  為了維護陜西省農墾集團有限責任公司(以下簡稱省農墾集團)的合法權益,加強合同管理,根據《中華人民共和國合同法》、《中華人民共和國民法通則》等法律法規,結合省農墾集團實際,制定本辦法。
    第二條  本辦法所稱“合同”,是指企業與自然人、法人及其他組織設立、變更、終止民事權利義務的規范性書面文件,包括但不限于合同、合約、協議、契約、意向書等。
    第三條  本辦法適用于省農墾集團本部及所屬各單位。所屬各單位合同管理辦法要與本辦法銜接。

第二章  合同管理原則及內容


    第四條  省農墾集團合同實行歸屬管理。所屬各單位對外簽訂的合同在本單位管理并執行,重大合同須報省農墾集團核準或備案并轉報陜西糧農集團有限責任公司(以下簡稱糧農集團)核準或備案。省農墾集團本部簽訂的合同,在省農墾集團本部管理并執行,重大合同報糧農集團核準或備案。
    第五條  省農墾集團法律事務室是省農墾集團本部合同審核管理部門,同時承辦所屬各單位上報的須核準或備案的重大合同的具體業務。省農墾集團辦公室協同辦理與簽訂合同有關的授權委托書,并負責合同檔案管理工作;省農墾集團其他部門按職能承辦合同,包括合同文本的起草、修改、履行規定的合同簽訂程序、重大合同上報糧農集團核準或備案、執行合同等。
    第六條  合同管理的原則:
(一)依法管理的原則。依據《中華人民共和國合同法》的有關規定,依法訂立并全面履行合同,最大限度維護合法權益。
(二)事前防范、事中控制為主,事后補救為輔的原則。合同審核管理部門通過審核把關,規避合同風險,預防糾紛發生。通過監督檢查,妥善處理糾紛,追求利益最大化。
(三)合同簽訂人員和合同審查人員分開的原則。不能由同一人簽訂和審查合同。
(四)對合同全過程實施管理的原則。合同審核管理部門要對合同的簽訂、執行、變更和解除等全過程實施管理。
    第七條  法律事務室相關職責:
(一)參與重大合同的論證、談判、起草和簽訂工作,審核合同的合法性和文本的規范性,為簽訂各類合同提供法律咨詢。
(二)接受法定代表人及其委托人的委托,參與因合同糾紛引發的訴訟、仲裁及其他非訴訟活動,及時解決合同糾紛。
(三)根據工作需要制定、發布各類合同示范文本。
(四)完善合同基礎管理,建立健全合同的統計臺賬,并及時登錄,準確完成合同統計報表的匯總工作。
    第八條  合同管理的內容:
(一)合同專用章的管理。合同專用章由省農墾集團辦公室統一刻制、編號、更換、注銷并備案,由法律事務室保管、用印。合同專用章僅限在審核權限內的合同文本上用印(包括加蓋騎縫章),不得在非合同文本上用印;不得蓋印空白合同文本;訂立合同應當使用合同專用章,不得使用行政章(合同有特殊要求的除外)。
(二)合同臺賬的管理。法律事務室應建立合同臺賬,臺賬的設置應按照《中華人民共和國合同法》分則所列的合同名錄,結合省農墾集團實際設立;合同臺賬的登記應當在合同訂立結束后及時登錄。合同臺賬的主要內容應當包括:合同類別、合同簽訂單位或者部門、合同編號、合同名稱、標的金額、履行期限、對方單位名稱、對方單位資質登記證書或者其他證照號碼、合同履行完成情況審查日期等。
(三)合同履行情況的監管。合同承辦部門應當及時統計合同訂立、履行、變更和解除情況,每年匯總一次報送法律事務室。法律事務室應當每半年編制合同履行情況表、合同未履行情況說明表和合同履行完成情況明細表,全面掌握合同履行情況。
(四)合同檔案的管理。合同應按國家檔案管理規定及時歸檔。省農墾集團辦公室應當將有關合同文本整理后分類存放;合同承辦人和單位應當按照國家檔案管理及相關規定,將合同與其他相關項目資料整理移交歸檔。承辦人應定期將與合同有關的文件、信函、授權委托書、還款協議書(計劃)等按單位分別整理如卷,送交歸檔。

第三章  合同的簽訂


    第九條  合同主辦部門應確定一名主要承辦人,承辦人須依法律法規及本辦法進行工作。承辦人應對自簽訂至合同執行完畢全過程負責,期間出現的任何與合同有關的問題需及時與有關部門及合同審核管理部門進行協商,重大問題及時報告請示有關領導,并以承辦人為主解決。
    第十條  在合同簽訂前,承辦人應對合同除本方以外的其他當事人的主體資格和資信進行了解和審查,并根據審查結果提出意見書,連同合同草案及與合同有關的證明材料提請本部門、相關專項職能部門、合同審核管理部門等按順序審核。
    第十一條  有關部門認為重要的或標的額較大的及涉及境外投資等的合同談判,應提請成立由相關業務部門及外聘律師組成的談判小組按專業職責分工歸口把關。合同在簽訂過程中應當經過各業務經辦部門、主管部門、財務部門對有關事項的認可后方可辦理合同內容的確認事項。
    第十二條  省農墾集團本部及所屬企業與其他單位、個人之間設立、變更、終止民事權利義務關系的活動均應訂立書面合同。
    第十三條  省農墾集團本部及所屬單位重大合同應先簽訂意向書。
    第十四條  采購辦公用品、低值易耗品、修理用品備件、日常消耗及物料等物品,有條件的應當以集中購買的形式對外簽訂長期合同。
    第十五條  代理人簽訂合同,應當持有法定代表人或其委托人簽發的《授權委托書》,《授權委托書》中應明確委托代理的范圍、權限及期限。代理人超越委托書范圍對外簽訂的合同無效。
《授權委托書》文本由法律事務室提供,按照統一格式制作、編號、存根。需要辦理《授權委托書》的代理人應當在法律事務室領取,履行有關程序后由辦公室加蓋行政印章。
    第十六條  沒有辦理《授權委托書》或超越委托書權限范圍的代理人對外簽訂的合同,合同得到本單位認可并加蓋了合同專用章的,其代理資格可獲得追認,其簽訂的合同有效,可以不再辦理《授權委托書》手續。
    第十七條  未經董事會核準或者法定代表人特別授權,任何單位及個人不得以省農墾集團名義或所屬單位名義為其他單位或者個人提供擔保或出具擔保性質的函件。
    第十八條  合同的簽訂必須附《合同審核流轉單》,按規定程序流轉,方可加蓋合同專用章生效。
    第十九條  凡涉及財務結算行為的合同,合同文本(可以是復印件)必須交付財務部門備案,作為付款依據。
    第二十條  合同的主要條款應符合國家有關法律法規及省農墾集團有關規定。
    第二十一條  合同中應當載明合同履行地和糾紛管轄地等內容,合同糾紛管轄地應盡量約定為省農墾集團所在地或所屬單位所在地。
    第二十二條  合同中應規定合同履行的先后順序。
    第二十三條  簽訂書面合同,有規范文本的,應當使用規范文本。
    第二十四條  簽訂合同前,應慎重查驗對方簽約人持有的身份證明、《授權委托書》的授權范圍期限、營業執照、資質證書、許可證等,不符合要求的,不能與其簽訂合同。
    第二十五條  涉及預付款的合同及對生產經營影響較大的合同,簽訂前應詳細了解對方的資信情況和履約能力。對資信等級較低的,應要求對方提供擔保。以保證方式提供擔保的,擔保方必須是具有代為清償能力或履約能力的法人組織。合同設定擔保條款或者規定了其他第三人承擔權利義務的,擔保人或者第三人應當在合同中簽字并加蓋印章,或者另行簽訂擔保合同。
    第二十六條  簽訂不動產、機器設備轉讓、抵押合同及其它法律規定應當公證的合同,以及風險較大的合同,應當進行公證。
    第二十七條  合同應當進行合法性和合規性審查。合法性和合規性審查由法律事務室和其他專項職能部門負責。
    第二十八條  合同審查的主要內容:
(一)簽約主體資格審查。主要審查簽約對方提供的身份證明、《授權委托書》、《企業法人營業執照》或《營業執照》、資質證書、生產許可證等。
(二)簽約主體履行能力的審查。與法人簽訂的合同,合同標的總額一般不得超過《企業法人營業執照》中核準的注冊資本金;與非法人組織簽訂合同的,合同標的額一般不得超過授權權限或者其所屬法人注冊資本額;與自然人簽訂合同的,必須由該自然人提供擔保且合同內容不得明顯超出該自然人的履約能力。
(三)合同內容的審查。合同內容應符合法律法規及政策;合同條款必須完備;不得顯失公平;規定事項必須清楚,文字表述不得出現歧義、模糊、可多頭理解等現象。
    第二十九條  對經審查不符合本辦法第二十八條規定的合同,審查人有權責成相關人員修改補充完善。已加蓋印章生效的合同,經簽訂各方達成一致確需修改的,修改人應當在修改處簽上姓名,簽訂各方必須在修改處加蓋印章予以確認。
    第三十條  合同出現重大變更的,應該重新履行簽訂程序。
    第三十一條  各有關業務部門、合同審核管理部門對送審的合同,在各項手續齊備的情況下每個部門應當在兩個工作日內審完;對內容復雜的合同,每個部門應當在三個工作日內審完。
    第三十二條  嚴禁攜帶合同專用章或者蓋有合同專用章的空白合同外出。
    第三十三條  合同簽訂及審批程序。
(一)合同經辦部門或單位應當填制《合同審核流轉單》,按照規定程序流轉。
(二)省農墾集團本部合同簽訂流轉程序:合同經辦部門→法律事務室→相關業務部門→總法律顧問→總經理→董事長。

第四章  合同的履行、變更和解除


    第三十四條  合同一經簽訂生效,應全面履行。由于不可抗力原因不能按期履行或不能履行的,應及時書面通知對方,以減輕給對方可能造成的損失,并應在合理期限內提供證明。
    第三十五條  未按規定程序簽訂的合同、未加蓋合同專用章的合同(合同有特殊要求的除外)以及財務結算時不附合同文本(可以是復印件)的,財務部門不得辦理結算。
    第三十六條  對方不履行或者不完全不按期履行合同時,合同承辦人應敦促對方履行,并將情況及時報有關領導和財務部門,以便及時采取補救措施,減少損失,財務部門暫停財務結算。當出現法律規定的可以解除、終止、中止合同的情形時,承辦人可以提出解除、終止、中止合同,并按履行情況追回已結算資金,出現法律糾紛不能協商解決的,應提出訴訟。
    第三十七條  合同的變更、轉讓、終止、中止和解除,必須采用書面形式。合同的重大變更、轉讓須重新履行簽訂程序。

第五章  省農墾集團本部及對所屬單位重大合同的管理


    第三十八條  省農墾集團本部及對所屬各單位重大合同實行分級審核或備案制度。
    第三十九條  本辦法所稱“重大合同”是指:
(一)省農墾集團本部及所屬各單位根據《中華人民共和國合同法》分則所列合同名錄,對外簽訂的買賣、倉儲合同中,標的額達到2000萬元人民幣(含外幣折算價,下同)以上(含2000萬元)的合同。其中2000萬元人民幣以上至5000萬元人民幣以下的合同附專題報告或外聘律師出具的法律意見書,由省農墾集團報陜西糧農集團有限責任公司(以下簡稱糧農集團)備案;5000萬元人民幣以上(含5000萬元人民幣),由省農墾集團報糧農集團核準。
(二)對外合并、對外分立(即不含同一單位內部各單位之間的合并、分立)、改制、增減資本,以及解散、破產等事項的合同。
(三)設立公司的合同。
(四)發行債券、大額捐贈、分配利潤等事項合同。
(五)50萬元人民幣以上(含50萬元)的非主業投資合同,包括固定資產投資、產權收購和長期股權投資合同。
(六)國有產權轉讓(包括協議轉讓)的合同。
(七)省農墾集團本部30萬元人民幣(含30萬元人民幣)以下合同,由董事長(法定代表人)授權總經理審核簽署后生效;30萬元人民幣以上合同,由董事長(法定代表人)審核簽署生效。
    第四十條  上述第三十九條(二)至(六)款涉及的重大合同由省農墾集團上報糧農集團核準。
省農墾集團本部需要報糧農集團備案或核準的合同,由合同主辦部門具體辦理;所屬各單位經省農墾集團上報糧農集團備案或核準的合同,由省農墾集團法律事務室統一辦理上報。
    第四十一條  簽訂重大合同前,應將擬簽的合同或協議文本及相關材料報糧農集團審核,并同時附本單位法務部門或外聘律師的法律意見書。
    第四十二條  省農墾集團本部及各單位根據糧農集團反饋意見,實施簽訂、不簽訂或者修改后簽訂等行為,并由省農墾集團報糧農集團核準或備案。
    第四十三條  所屬各單位經省農墾集團報糧農集團核準的合同,省農墾集團接到糧農集團批復后,在二個工作日內書面答復各單位(如遇特殊情況,可在一個工作日內先口頭答復)。

第六章  合同管理責任追究


    第四十四條  省農墾集團對合同管理實行過錯責任追究制度。對下列情形要實行責任追究:
(一)以部門或單位名義,加蓋部門后單位行政印章簽訂合同的。
(二)未經法定代表人授權或者超越代理權、濫用代理權簽訂合同的。
(三)對簽訂對方的主體資格、資信狀況、履約能力等情況缺乏了解,盲目與對方簽訂合同被詐騙的。
(四)故意隱瞞事實真相或與對方惡意串通,損害公司利益的。
(五)利用合同徇私舞弊、貪污、侵占、受賄的。
(六)采用分解合同標的額等手段,規避合同管理的。
(七)其他失職瀆職行為。

第七章  附則


    第四十五條  勞動合同的簽訂和履行不適用本辦法。
    第四十六條  本辦法有由省農墾集團負責解釋。
    第四十七條  本辦法自印發之日起實施。


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